Datenschutzerklärung Cevi Jungschar Kerzers

Vom 27.11.2023

1       Worüber informiert diese Erklärung und für wen gilt sie?

Die Cevi Jungschar Kerzers ist eine lokale Cevi-Abteilung, welche in Kerzers und der Umgebung ehrenamtlich, spannende, lehrreiche und abwechslungsreiche Programme für Kinder und Jugendliche anbietet. Zudem organisiert die Cevi Jungschar Kerzers jährlich jeweils ein Pfingst- und ein Sommerlager sowie Angebote zusammen mit anderen Vereinen, Organisationen und Institutionen in Kerzers. In dieser Datenschutzerklärung erläutert die Cevi Jungschar Kerzers, wie sie Personendaten erhebt und sonst bearbeitet. Es handelt sich nicht um eine abschliessende Beschreibung. Spezielle Datenschutzerklärungen, Teilnahmebedingungen, AGB und ähnliche Dokumente können diese Datenschutzerklärung ergänzen. Diese Datenschutzerklärung gilt für den Verein Cevi Jungschar Kerzers, 3210 Kerzers. Diese Datenschutzerklärung soll für Besuchende der Website (siehe Pkt. 10) https://cevi-kerzers.ch/ und für die Cevi Jungschar Kerzers, insb. für die Mitgliederdatenbank CeviDB (siehe Pkt. 11), folgende Fragen beantworten:

• • Welche Daten werden gesammelt?

• • Zu welchem Zweck und wie bearbeiten wir Daten?

• • Wann und wie kannst du der Datenbearbeitung widersprechen?

• • Wann geben wir Daten an Dritte weiter?

• • Was sind deine Rechte bezüglich deinen Daten?

• • Wie lange speichern wir deine Daten?

• • Welche Technologien setzen wir im Zusammenhang mit der Nutzung unserer Website ein?

• • Wie lange bewahren wir Personendaten auf?

• • Wie stellen wir die Datensicherheit sicher?

2      Wer ist verantwortlich?

Die Cevi Jungschar Kerzers, 3210 Kerzers ist für die Bearbeitung deiner Daten in Zusammenarbeit mit dem Cevi Region Bern verantwortlich.

3      Allgemeines zur Datenverarbeitung

Datenschutz ist für die Cevi Jungschar Kerzers ein wichtiges Thema. In dieser Erklärung legen wir offen, wie wir mit deinen persönlichen Daten umgehen. Wir halten uns dabei immer an die Vorgaben des Datenschutzrechts. Das Angebot der Cevi Jungschar Kerzers richtet sich ausschliesslich an Personen in der Schweiz. Die Datenschutzerklärung kann jederzeit geändert werden. Es gilt nur die aktuelle, auf der Website publizierte Fassung. Diese Datenschutzerklärung begründet weder ein vertragliches noch ein sonstiges formales Rechtsverhältnis gegenüber oder im Auftrag einer Partei. Wir bearbeiten Personendaten immer transparent, verhältnismässig, nach Treu und Glauben und nach den Zwecken dieser Datenschutzerklärung. Wir bewahren Personendaten nur so lange auf, wie wir sie für die Erfüllung unseres Vereinszwecks benötigen. Wir nutzen Personendaten nur zur Erfüllung unseres Vereinszwecks. Falls die Datenbearbeitung einen Rechtfertigungsgrund benötigt, kann die Datenbearbeitung durch deine Einwilligung, zur Durchführung eines Vertrages oder vorvertraglicher Massnahmen gegenüber dir, zur Erfüllung gesetzlicher Vorschriften oder durch unsere berechtigten Interessen, sofern deine Interessen nicht überwiegen, gerechtfertigt werden. Falls die Datenbearbeitung deiner personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke auf deiner Einwilligung basiert und wir keinen anderen Rechtfertigungsgrund haben, kannst du deine Einwilligung jederzeit widerrufen oder einen Widerspruch zu einer Datenbearbeitung einlegen. Melde dich dafür an die oben bezeichneten verantwortlichen Stellen. Bereits erfolgte Datenverarbeitungen sind davon nicht betroffen. Bei Fragen kannst du dich an die Cevi Jungschar Kerzers unter: jungschar@cevi-kerzers.ch wenden.

4     Von uns bearbeitete Daten

Die Cevi Jungschar Kerzers bearbeitet vorwiegend von dir zur Verfügung gestellte Personendaten. Ebenfalls haben wir je nach deiner Rolle im Cevi oder wenn sich Mitglieder der Abteilungen und Regionen für einen Anlass oder Kurs anmelden, Zugriff auf Personendaten, welche von den Cevi Regionen oder des Cevi Schweiz stammen. Es kann sein, dass wir Daten über dich auch von Dritten oder von unseren Websiten erhalten. Daten, welche wir bearbeiten, können in folgende Kategorien unterteilt werden:

• • Personenstammdaten (Name, Adresse, Geburtsdatum, Kontaktdaten der Eltern, Geschlecht, Sprache, etc.)

• • Kontaktdaten (Telefonnummer, Mailadresse, etc.)

• • Ton- und Bildaufnahmen

• • In Ausnahmefällen bei konkreter Notwendigkeit besonders schützenswerte Daten, wie Gesundheitsdaten, Konfession oder AHV-Nummern.

5      Wann können wir Daten an Dritte weitergeben?

5.1      Auftragsbearbeitung

Es kann sein, dass wir Dienste Dritter (z.B. IT-Dienstleister, Service-Provider, Druckereien) in Anspruch nehmen, welche deine Daten für uns bearbeiten. Diese Dritte dürfen die Daten nur im gleichen Umfang bearbeiten, wie auch wir dies dürfen. Wir stellen vertraglich sicher, dass diese Dritte die Voraussetzungen des Datenschutzes einhalten. Unter Umständen kann es im Rahmen der Auftragsverarbeitung zu Übermittlung deiner personenbezogenen Daten an Unternehmen im Ausland kommen. Diese Unternehmen sind im gleichen Umfang zum Datenschutz verpflichtet, wie wir selbst. Wir achten darauf, dass eine Bearbeitung grundsätzlich nur in der Schweiz erfolgt, in einzelnen Fällen kann eine Übermittlung aber auch weltweit erfolgen (beispielsweise nach Deutschland, Frankreich oder in die USA). Entspricht das Datenschutzniveau nicht demjenigen des EWR-Raums, so nehmen wir eine vorgängige Risikoeinschätzung vor und stellen vertraglich sicher, dass der gleiche Schutz wie im EWR-Raum garantiert wird (bspw. mittels der neuen Standardvertragsklauseln der EU-Kommission oder anderen, gesetzlich vorgegebenen Massnahmen). Sollte unsere Risikoeinschätzung negativ ausfallen, ergreifen wir zusätzliche technische Massnahmen zum Schutz Deiner Daten. Du kannst die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission abrufen unter: https://commission.europa.eu/...

5.2    Weitergabe innerhalb des Cevi und an Dritte

Grundsätzlich werden deine Daten nur innerhalb des Cevi verwendet. Abgesehen von der Auftragsbearbeitung geben wir deine Personendaten an Dritte weiter, wenn du darin eingewilligt hast, dies zur Vertragserfüllung oder zur Durchführung vorvertraglicher Massnahmen gegenüber dir sowie zur Durchsetzung unserer Rechte notwendig ist, eine gesetzliche Pflicht besteht oder wenn wir ein berechtigtes Interesse dazu haben, welches deine gegenteiligen Interessen überwiegt. Wir dürfen zu spezifischen Zwecken, z.B. der Durchführung und Gewährleistung der Ceviabläufe innerhalb der Cevi Organisationen, also insb. zwischen dem Cevi Schweiz, den Regionen und den Abteilungen Personendaten austauschen und weitergeben. Wir können deine Personendaten an andere, wie Schwestervereine, Organisatoren von Lagern oder die Scout & Sport AG (Hajk) senden. Zur Durchführung von Lagern und von Ausbildungskursen oder Anlässen sind wir unter Umständen verpflichtet, deine Daten an das Bundesamt für Sport oder das Bundesamt für Sozialversicherungen weiterzugeben. Weitere Informationen findest du im Informationsblatt von Jugend+Sport. Zu den hierfür benötigten Daten gehören neben den Personalien u.a. auch die AHV-Nummer. Wir können die Daten zur Sicherstellung einer Rettung der Rega mitteilen.

6     Wie lange bewahren wir Daten auf?

Personenbezogene Daten speichern wir nur solange dies für die Erfüllung des Zwecks der Datenerhebung erforderlich ist. Wir sind durch Anforderungen von J+S und dem Bundesamt für Sport verpflichtet, Daten von Kurs- und Lagerteilnehmenden für bis zu zehn Jahre aufzubewahren. Um die Sicherheit aller Cevi-Mitglieder stets gewährleisten zu können, speichern resp. bearbeiten wir Gesundheitsdaten für einen Notfall bei unseren Anlässen, Aktivitäten, Kursen oder Lagern. Wir behalten diese Daten aber nur so lange wie nötig. In der CeviDB speichern wir in Zukunft Gesundheitsdaten und AHV-Nummern nur für einzelne Anlässe, Lager oder Kurse. Nach diesen Anlässen werden die in der CeviDB gespeicherten Daten automatisch gelöscht. Vertragsdaten speichern wir länger, da wir dazu durch gesetzliche Vorschriften verpflichtet sind. Wir müssen insbesondere geschäftliche Kommunikation, geschlossene Verträge und Buchungsbelege bis zu zehn Jahren aufbewahren. Soweit wir solche Daten von dir nicht mehr zur Durchführung der Dienstleistungen benötigen, werden die Daten gesperrt und wir verwenden sie nur noch für Zwecke der Rechnungslegung und für Steuerzwecke.

7     Bearbeitungsort

Innerhalb der Cevi Jungschar Kerzers arbeiten wir vor allem mit Anbietern in der Schweiz zusammen oder nutzen unseren jungschareigenen Server, so dass wir wenig auf externe Anbieter zurückgreifen müssen. Für unsere Mitgliederdatenbank verwenden wir die CeviDB, welche ihre Server ebenfalls in der Schweiz hat (siehe Pkt. 11). Wir nutzen gelegentlich Microsoft Forms. Dies sind Dienstleistungen von Microsoft, die ihren Sitz in Hauptsitz in den USA hat. Dabei verarbeitete Datenkategorien sind: technische Verbindungsdaten des Serverzugriffs (IP-Adresse, Datum, Uhrzeit, abgefragte Seite, Browser-Informationen), Daten zur Erstellung von Nutzungsstatistiken, Daten über die Nutzung der Website sowie die Protokollierung von Klicks auf einzelne Elemente. Der Zweck der Verarbeitung ist die Auslieferung und Bereitstellung der Website. Die Nutzung von Microsoft Forms erfolgt im Interesse einer leichten Verwertung der angegebenen Daten und der besseren Funktionsweise unserer Website (Z.B. Anmeldungen für Aktivitäten). Diese Informationen werden in der Regel an einen Server von Microsoft in Europa oder den USA übertragen und dort gespeichert.

8     Wie schützen wir deine Daten?

Wir bewahren deine Daten sicher auf und ergreifen angemessene Massnahmen, um deine Daten zu schützen. Vertragspartner und Verantwortliche, die Zugang zu deinen Daten haben, sind zur Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen verpflichtet.

9     Welche Rechte hast du?

9.1     Auskunft

Du kannst jederzeit Auskunft, Datenherausgabe und Datenübertragung für die von uns über dich gespeicherten Daten verlangen. Die Daten in der CeviDB (siehe Pkt. 11) kannst du mit deinem persönlichen Login einsehen oder ein solches bei deiner Abteilung oder Region verlangen. Für weitergehende Auskünfte musst du dich bei den Abteilungsleitenden melden. Dafür ist der Nachweis deiner Identität nötig.

9.2    Löschung und Berichtigung

Du kannst jederzeit verlangen, dass wir deine Daten Löschen oder diese berichtigen, solange wir nicht einer gesetzlichen Aufbewahrungspflicht unterliegen oder ein gesetzlicher Erlaubnistatbestand entgegensteht. Wenn dein Begehren einzelne Angaben oder Informationen in der CeviDB betrifft, kannst du die Löschung oder Änderung gewisser Daten direkt mit deinem Login im persönlichen Profil durchführen. Die Daten in der CeviDB werden in Zukunft automatisch gelöscht resp. minimiert, wenn du keine Verbindung mehr zum Cevi hast. Alternativ kannst du dich bei dem Verein melden, bei dem du Mitglied bist. Bitte beachte, dass die Ausübung deiner Rechte unter Umständen im Konflikt mit vertraglichen Abmachungen stehen und entsprechende Auswirkungen auf die Vertragsdurchführung haben kann (z.B. vorzeitige Vertragsauflösung).

9.3    Rechtsweg

Bist du von der Bearbeitung personenbezogener Daten betroffen, hast du das Recht, deine Rechte gerichtlich durchzusetzen oder bei der zuständigen Aufsichtsbehörde eine Meldung einzureichen. Die zuständige Aufsichtsbehörde in der Schweiz ist der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte: http://www.edoeb.admin.ch.

10  Datenschutz für Websitebesuchende

10.1   Verantwortung und Kontakt

Verantwortlich für die Bearbeitung von Personendaten von Besuchenden von https://cevi-kerzers.ch/ sind die Abteilungsleitenden der Cevi Jungschar Kerzers. Bei Fragen kannst du dich an die Cevi Jungschar Kerzers unter jungschar@cevi-kerzers.ch wenden. Die Datenschutzerklärung kann jederzeit geändert werden. Es gilt nur die aktuelle, auf der Website publizierte Fassung.

10.2  Funktionen

10.2.1   Formulare

Wenn du dich in ein Formular auf unserer Website einträgst, speichern wir deine Angaben und deine Kontaktdaten für die Bearbeitung deiner Anfrage und für anfällige Anschlussfragen. Wir nutzen gelegentlich Microsoft Forms. Dies sind Dienstleistungen von Microsoft, die ihren Sitz in Hauptsitz in den USA hat. Dabei verarbeitete Datenkategorien sind: technische Verbindungsdaten des Serverzugriffs (IP-Adresse, Datum, Uhrzeit, abgefragte Seite, Browser-Informationen), Daten zur Erstellung von Nutzungsstatistiken, Daten über die Nutzung der Website sowie die Protokollierung von Klicks auf einzelne Elemente. Der Zweck der Verarbeitung ist die Auslieferung und Bereitstellung der Website. Die Nutzung von Microsoft Forms erfolgt im Interesse einer leichten Verwertung der angegebenen Daten und der besseren Funktionsweise unserer Website (Z.B. Anmeldungen für Aktivitäten). Diese Informationen werden in der Regel an einen Server von Microsoft in Europa oder den USA übertragen und dort gespeichert.

10.2.2  Anmeldung Spendenbrief

Wenn du dich als potenzielle (r) SpenderIn auf unserer Website einträgst, speichern wir deine Angaben und deine Kontaktdaten für die Bearbeitung deiner Spende und werden dir ca. ein Mal im Jahr einen Spendenbriefe zusenden.

10.2.3  Cookies

Cookies sind kleine Textdateien, welche Informationen über den Nutzenden einer Website und sein Endgerät abspeichern. Sie bleiben grundsätzlich auf dem Endgerät des Nutzenden gespeichert und werden bei einem erneuten Besuch der Website wieder verwendet. Dein Browser kann so eingestellt werden, dass keine Cookies gespeichert werden. Gewisse Websitenfunktionen können dadurch aber gegebenenfalls eingeschränkt werden. Wir verwenden auf unserer Website «Session-Cookies». Diese Cookies werden nach deinem Besuch automatisch gelöscht. Andere von uns genutzte Cookies bleiben auf deinem Gerät, bis du sie löscht. Durch diese Cookies können wir deinen Browser beim nächsten Versuch wiedererkennen und z.B. Spracheinstellungen speichern. Unsere Website wird durch diese Cookies benutzerfreundlicher, effektiver und sicherer. Da die Cookies auf deinem Gerät gespeichert werden, hast du die Kontrolle über die Cookies und du kannst diese vollständig löschen oder deaktivieren. Die meisten Browser sind standardmässig so eingestellt, dass Cookies akzeptiert werden.

10.2.3.1     Google Web Fonts

Unsere Websites nutzen zur einheitlichen Darstellung von Schriftarten so genannte Web Fonts, die von Google bereitgestellt werden. Beim Aufruf einer Seite lädt dein Browser die benötigten Web Fonts in seinen Browsercache, um Texte und Schriftarten korrekt anzuzeigen. Wenn dein Browser Web Fonts nicht unterstützt, wird eine Standardschrift von deinem Computer genutzt. Weitere Informationen zu Google Web Fonts findest du unter https://developers.google.com/fonts/faq und in der Datenschutzerklärung von Google: https://www.google.com/policies

10.2.4   Weiteres

Sollte eine Website noch weitere Datenbearbeitungen durchführen informieren wir dort separat.

10.2.5   Rechtliche Hinweise

Wir stellen die Inhalte auf der Website nach bestem Wissen und Gewissen bereit. Wir können aber die Vollständigkeit, Fehlerfreiheit und Richtigkeit nicht garantieren. Wir können die Website jederzeit ändern. Im Zusammenhang mit unserer Website bedingen jegliche Haftung soweit gesetzlich zulässig weg.

11    Mitgliederdatenbank CeviDB

11.1     Was wird in der CeviDB gespeichert?

Die CeviDB wird vom Cevi Schweiz, den Cevi Regionen und den Cevi Abteilungen für die Mitgliederverwaltung genutzt. Es werden Daten gespeichert die du als Mitglied einer Cevi-Organisation bekannt gibst. Der Cevi Schweiz hat dabei nur teilweise Zugriff auf Daten der Regionen und Abteilungen. Die Regionen haben wiederum auch nur teilweise Zugriff auf Daten der Abteilungen. Die Daten werden auf Servern in der Schweiz gespeichert. Die Daten, welche auf der CeviDB gespeichert werden, sind insbesondere:

• • Personenstammdaten (Anrede, Ceviname, Vorname, Name, Adresse, Geburtsdatum, Telefonnummer, E-Mail, Social Media, Sprache, J+S Personennnummer, Nationalität gemäss J+S, Profilfoto, Qualifikationen, Anlassteilnahmen und Verteilergruppen)

• • Geschlecht

• • In Ausnahmefällen bei konkreter Notwendigkeit besonders schützenswerte Daten, wie Gesundheitsdaten, Konfession oder AHV-Nummer

• • Hinweise zu Ausbildungen

• • Familiäre Verbindungen

• • Datum Ein- und Austritt

• • Rollen

• • Anlässe

• • Zusatzinformationen (Bemerkungen, Notfallkontakte, etc.)

11.2    Zweck der Datenbearbeitung in der CeviDB

Die Angaben in der Mitgliederdatenbank dienen dazu die Vereinszwecke, wie die Durchführung von Lagern und Aktivitäten zu erfüllen und die Sicherheit der Teilnehmenden zu gewährleisten. Zudem können wir die Daten nutzen, um mit dir zu kommunizieren und Informationen weiterzuleiten.

11.3    Auswertung CeviDB

Die Angaben in der CeviDB können statistisch ausgewertet werden. Dazu können Angaben zu Geschlecht, Wohnort, Alter, familiären Verbindungen, Ein- und Austritte und weiteres ausgewertet werden. Wir können diese Daten auch in entsprechende Kategorien einteilen. Dies geschieht, um das Angebot des Cevi auszuwerten und somit die Qualität der Angebote zu kontrollieren und weiterzuentwickeln. Es werden keine Profile der einzelnen Mitglieder erstellt, die Auswertung erfolgt anonymisiert.

11.4   Mails, Newsletter und Werbung

Je nach deiner Rolle im Cevi darf dich die Cevi-Organisation z.B. in Newslettern oder postalisch im Rahmen von Mitgliederzeitschriften anschreiben. Wir tun dies im Zusammenhang mit den Aktivitäten des Cevi. Wir betreiben auch Newsletter, für die du dich einzeln anmelden kannst. Wir erfassen deine Mailadresse und allfällige weitere Kontaktdaten für den Versand und die Verifizierung. Du kannst dich mit einem Link in den Newslettern von diesen abmelden. Wir können dich auch auf Aktivitäten und Angebote von Partner oder Drittorganisationen hinweisen, die einen Bezug zum Cevi haben und dem Zweck des Cevi entsprechen. Werbung, insbesondere für Partner- oder Drittorganisationen, die nicht direkt dem Cevizweck dienen, erhältst du nur mit deiner vorherigen Zustimmung. Du kannst eine solche Zustimmung jederzeit zurückziehen. Wir dürfen deine Daten für den technischen Versand an Dritte (z.B. Mailchimp) weitergeben. Diese speichern unter Umständen alle Formulare und Kontaktangaben. Wir können dein Nutzungsverhalten zur Verbesserung des Newsletters statistisch auswerten. Dies geschieht durch Bildelemente, deren Abruf wir feststellen können. So können wir nachvollziehen, ob und wann eine Mail geöffnet wurde. Soll dies nicht geschehen, musst du deinen Browser und dein E-Mail-Programm so einstellen, dass diese Techniken nicht benutzt werden können. Daten zum Zwecke des Newsletterbezugs (z.B. E-Mail-Adresse) werden unter Umständen auf den Servern der Anbieter in der EU oder USA gespeichert z.B. bei Mailchimp in den USA.

12   Fotos und Videos

Unter Umständen können wir für den Cevi Fotos oder Videos von dir erstellen. Wir holen für das Erstellen und Veröffentlichen von Fotos oder Videos zuerst deine Einwilligung ein. Diese kann auch konkludent erfolgen.

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